Sumber Daya Fisik

 

Dokumen Pameran  dapat menjadi control dalam pengadaan dan persiapan material oleh kontraktor atau supplier agar sesuai dengan yang dipersyaratkan. Tidak hanya material fisik seperti standart scheel scheme maupun special design booth tetapi  juga perlengkapan pendukung lain seperti elektrik, jaringan internet, telepon.

Cover Proposal kegiatan

Dokumen pameran tersebut antara lain sebagai berikut:

1. Proposal kegiatan pameran

Proposal dalam suatu event sangatlah penting dari proposal ini penyelenggara dapat memberi gambaran kegiatan. Gambaran kegiatan tersebut dapat berupa hal-hal berikut:

a.       Tempat pelaksanaan

b.      Karakteristik pengunjung

c.       Target kegiatan, rangkaian acara, program acara

d.      Penawaran jenis-jenis stand

e.      Ketentuan pembayaran

f.        Layout, dari isi proposal diatas ada informasi proposal tersebut penyelanggara dapat menentukan elemen/ material pameran. Tempat pelaksanaan/venue kegiatan mempunyai karakteristik masing-maisng berkaitan dengan peralatan dan fasilitas yang tersedia.  Misalnya ada vnue kegiatan menyediakan secara lengkap perlengkapan listrik, baik daya utama dan jaringan listrik ke setiap booth.

2. Proposal Sponsorship

Penyusunan sponsorship didalamnya memuat beberapa informasi yang dapat dibaca dalam memberi gambaran kegiatan oleh perusahaan yang potensial sebagai sponsor. Agar dapat menyediakan informasi yang menandai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung bagian-bagian  sebagai berikut:

Cover Proposal Sponsorship

a.       Gambaran umum

Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi anda dan manfaat yang dapat anda tawarkan kepada sponsor.

b.      Rincian event/property

Lembar informasi yang berisi daftar, tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan dan sebagainya. Semuanya berkaitan dengan data keras (kuantitatif). Informasi disini bervariasi tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.

c.       Rencana pemasaran

Rencana pemasaran untk event yang telah anda susun dicantumkan di bagian inti. Missal rencana pemasarannya melalui Baliho, brosure, panflet, radio, dll

d.      Riset pasar

Untuk mendapatkan sponsor anda harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran anda, paling tidak profilnya.

1)      Siapa mereka

2)      Tingkat pendidikan dan penghasilkan

3)      Diamana mereka tinggal

e.      Paket Manfaat

Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan mengambil dari data inventaris manfaat

f.        Investasi

Dalam kegiatan ini, anda harus  merinci semua bentuk investasi yang dapat dikontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa/barang dan dukungan promosi yang secara langsung  menguntungkan organisasi anda. Dari isi proposal diatas yang berkaitan dengan penyediaan elem/material pameran adalah paket manfaat. Isi dalam paket ini biasanya berisi fasilitas promosi yang ditawarkan oleh penyelenggara. Jenis penawaran sponsor adalah jika kategori Gold maka memback up 100% dari total biaya kegiatan, Silver dengan biaya sponsor 60% dari biaya anggaran, Broze dengan nilai 40% dan Good Partner adalah sesuai dengan kesanggupan pihak sponsor dari beberapa kategori sponsorship maka akan berbeda pula fasilitas yang bias didapatkan.

Paket Sponsorship

3. Kontrak

Dalam menyelanggarakan dan mensukseskan kegiatan pameran organizer tidak bias bekerja sendiri tanpa melibatkan pihak lain.  Untuk pengadaan stan biasanya organizer menggandeng stand kontraktor untuk pendirian stand standar untuk para exhibitor.  Kontrak yang dilakukan oleh organizer bukan hanya dengan kontraktor stand saja tetapi bias juga dengan pengelola venuem entertainer, media elektronik, pihak ansuransi, wardrope, dll tergantung dari jenis event.

4. Layout

Dokumen penting lainya yang dapat menjadi dasar dalam penentuan elemen/material pameran khususnya stand adalah layout dilokasi kegiatan, karena di layout tersebut memuat pembagian stand yaitu, lenear, corner, peninsular,  island.

Layout pameran

Thank you for reading :)

Tinggalkan pertanyaan di kolom komentar