Komunikasi dengan Pelanggan dan Kolega dari Berbagai Latar Belakang

......Kelanjutan materi Komunikasi dengan pelanggan dan kolega dari berbagai latar belakang 

Budaya

Ciri - ciri Budaya

Ciri khas kebudayaan yang biasanya dimiliki oleh sekelompok manusia, suku, dan sebagainya yang menempati  suatu daerah geografis secara turun-temurun biasanya tampak pada:

1. Ciri khas atau bentuk fisik

    bentuk fisik meliputi muka, warna kulit, perawakan, hidung mancung, atau pesek, mata sipit atau belok, rambut lurus atau keriting, dan lain-lainnya.

2. Cara berpakaian

    Cara berpakaian meliputi pilihan bahan pakaian, modelnya, dan cara pakaiannya. misalnya setiap negara, wilayah, dan daerah memiliki ciri dan cara pakaian sesuai dengan budaya atau adat istiadat setempat. Namun demikian terdapat juga cara-cara berpakaian yang berlaku secara umum (nasional dan internasional).

3. Cara makan

    Ada yang memiliki kebiasaan makan dengan duduk dilantai lebih nikmat, ada yang menikmati makan harus duduk diatas, ada yang menikmati makanan lebih nikmat jika dengan tangan tanpa media apapun, namun ada pula yang yang lebih nyaman jika menggunakan alat bantu sendok agar lebih higenis.

4. Perumahan

    Bentuk rumah adat yang beragam di Indonesia memberikan warna dan kekayaan yang sangat menakjubkan. ada Joglo, ada honai, ada Limasan, dan lainnya.

5. Bahasa yang digunakan

    Suku yang beragam berimbas pada beragamnya pula bahasa yang digunakan dalam komunikasi daerah, Ada bahasa jawa, Bali, Batak, dan sebagainya

Komunikasi Antar Budaya

Komunikasi akan berhasil jika manusia memperhatikan faktor yang menentukan keberhasilan penyampaian sumber informasi (source) ke penerima (receiver) ialah kemampuan berkomunikasi, sikap, pengetahuan, sistem sosial, dan kebudayaan. Pada pesan (message) perlu diperhatikan isi, perlakuan pesan, dan pelambangan,  sedangkan pada saluran (channel), faktor yang perlu diperhatikan adalah saluran yang sesuai, misalnya mata (melihat), telinga(mendengar), tangan (memegang). Antara source  dan receiver, faktor yang diperhatikan adalah kemampuan berkomunikasi, sikap, pengetahuan, sistem sosial, dan kebudayaan. 

    Dengan demikian pengetahuan tentang latar belakang kebudayaan sangat penting dan memberi kontribusi besar terhadap perilaku sesorang termasuk untuk memahami makna-makna yang dipersepsi (terutama jika berasal dari kebudayaan yang berbeda).

Tujuan Komunikasi Antarbudaya sebagai berikut:

1. menjadikan kita mampu berkomunikasi efektif

2. Membantu mengatasi masalah komunikasi yang disebabkan oleh perbedaan budaya

3. Memahami perbedaan budaya yang memengaruhi praktik komunikasi

4. Mengkomunikasikan antarorang yang berbeda budaya

5. mengidentifikasi kesulitan-kesulitan yang muncul dalam berkomunikasi

6. Meningkatkan ketrampilan verbal dan nonverbal dalam berkomunikasi

Fungsi Komunikasi Antarbudaya

Secara khusus fungsi komunikasi antarbudaya untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika kita memasuki wilayah/daerah orang lain. Kita dihadapkan dengan orang orang yang sedikit atau banyak berbeda dengan kita dari berbagai aspek (social, budaya, ekonomi, status, dll). Pada waktu itu pula kita dihadapkan dengan ketidakpastian dan ambiguitas.

                Untuk mengurangi ketidakpastian, sesorang melakukan prediksi sehingga komunikasi bisa berjalan dengan efektif . Usaha untuk mengurangi tingkat ketidakpastian itu dapat dilakukan melalui tiga tahap interaksi, yaitu:

1.       Pra-contact atau tahap pembentukan kesan melalui symbol verbal maupun non verbal.  (apakah komunikan suka berkomunikasi atau menghindari komunikasi).

2.       Initial contact and impression, yaitu tanggapan lanjutan atas kesan yang muncul dari kontak awal tersebut. Misalnya dengan bertanya pada diri sendiri, apakah saya seperti dia? Apakah dia mengerti saya? Apakah saya rugi waktu kalau berkomunikasi dengan dia? Dan lain sebagainya.

3.       Closure, mulai membuka diri dari  yang semula tertutup memulai atribusi dan pengembangan kepribadian implisit. Pembukaan diri memiliki dua sisi, yaitu bersikap terbuka kepada yang lain dan bersikpa tertutup bagi yang lain lagi. Kedua proses tersebut dapat berjalan secara serentak antara kedua belah pihak, sehingga membuahkan relasi yang terbuka antara kita dengan orang lain.

Fungsi komunikasi secara umum:

1.       Fungsi Pribadi

a.       Identitas Sosial

Dalam komunikasi antar budaya terdapat beberapa perilaku komunikasi individu yang digunakan untuk menyatakan identitas diri maupun identitas social. Perilaku itu teraktualisasi dalam bentuk tindakan berbahasa (verbal dan nonverbal). Dari kedua bahasa itulaj dapat diketahui identitas seseorang. Misalnya, berbahasa sunda dan berkebaya berarti orang sunda. Jika berbahasa jawa dan sebagainya.

b.      Integrasi social

Esensi dari integrasi social adalah menerima kesatuan dan persatuan antarpribadi  dan antarkelompok, namun tetap mengakui perbedaan perbedaan yang dimiliki  oleh setiap unsur. Dalam konteks komunikasi antarbudaya yang melibatkan  perbedaan  budaya antara  komunikator  dan komunikan, maka integrasi social merupakan tujuan utama komunikasi. Prinsip utama pertukaran pesan dalam komunikasi antarbudaya adalah:

Saya memperlakukan anda sebagaimana kebudayaan anda memperlakukan anda dan bukan  sebagaimana yang saya kehendaki. Dengan demikian, komunikator dan komunikan dapat meningkatkan integrasi social atas relasi mereka.

c.       Kognitif

Tidak dapat dibantah bahwa komunikasi antarbudaya dapat menambah dan memperkaya pengetahuan bersama, yaitu dengan cara saling mempelajari kebudayaan. Dengan cara melakukan komunikasi antarbudaya, seseorang dengan yang lainnya dapat bertukar  pengetahuan budaya sunda atau sebaliknya orang sunda belajar budaya batak. Orang betawi mendalami budaya Jawa, sedangkan orang Jawa menekuni budaya Betawi, dan seterusnya.  Dengan begitu terjadi pengayaan pengetahuan (kognitif)

d.      Melepaskan Diri

Kadang-kadang kita berkomunikasi dengan orang lain hanya sekadar untuk melepaskan diri dari berbagai maslah yang menghimpit. Boleh jadi kita memilih “teman kencan” yang dalam banyak hal merasa cocok. Dia memiliki pikiran-pikiran atau gagasan-gagasan yang sama dengan kita. Tanpa disadari bahwa orang yang diajak kencan tersebut berbeda budaya, status social dan lainya. Disitulah fungsi komunikasi antarbudaya sebagai jembatan untuk melepaskan diri.

Pelanggan dan teman kerja mungkin saja dari kelompok / budaya berbeda yang harus tetap dihargai dan diperlakukan dengan respek dan memperhatikan sensitivitasnya. Perbedaan budaya antar tamu atau hubungan timbal balik antar ramu ataupun pelanggan dapat menimbulkan perilaku  dan cara berinteraksi antar kelompok atau orang yang memiliki nilai nilai kehidupan yang dianut.

 Berbedaan budaya  sering kali akan kelihatan aneh bagi kelompok / orang lain. Saling menghargai terhadap perbedaan budaya akan memberikan pemahaman mengapa orang bertindak seperti yang mereka anggap baik (sesuai dengan apa yang dianutnya/biasa dilakukan) dan  bereaksi kepada kita suatu tindakan yang mereka anggap baik. Aksi dan reaksi dari satu pihak sering kali sulit ditoleransi oleh pihak lain terutama dengan latar belakang berbeda.

Perbedaan budaya

Cara Berkomunikasi dengan Pelanggan dan Kolega yang berbeda Latar Belakang

1. Ramah

Keramahan merupakan sebuah perilaku yang mencerminkan keakraban, kesopanan, dan kelemahlembutan seseorang. Gemar membantu, murah senyum, menarik, dan menjaga penampilan termasuk dalam keramahan.

2. Menyediakan Bantuan

Berikan pelanggan suatu bantuan yang dibutuhka. Bantuan dalam hal ini merupakan pelayanan yang diharapkan oleh pelanggan. Kebutuhan dan harapan pelanggan dapat berbeda karena perbedaan:

a. Faktor perbedaan budaya seperti adat, bahasa, dan kepercayaan

b.Faktor sosial ekonomi

c. Faktor kesehatan misal usia

d. Personality (orang pendiam/periang)

e. Interest (hobby)

f. Kemampuan fisik.

3. Kemampuan berinteraksi sosial

Kemampuan ini harus dimiliki dan diterapkan dalam berkomunikasi dengan orang lain secara verbal maupun non verbal 

interaksi sosial

4. Kebutuhan Pelanggan

Hal ini harus ditangani dengan cepat, tanggap, dan efesien agar harapan wisatawan/ pelanggan terpenuhi dan merasa puas.

5. Karakteristik Kolega/ Pelanggan

Apabila seorang karyawan akan melayani atau menangani pelanggan/ kolega hendaknya mengerti terlebih dahulu karakteristik yang bervariasi dari pelanggan/kolega:

a. Antusias : Bersemangat, penuh pengertian dan kritis

b. Egosentris : Ambisius, mementingkan diri sendiri, penjilat dan sulit dipercaya

c. Pesimis :  Terlalu berhati-hati, mudah curiga, ragu, dan kurang perhatian

d. Pemalu : Sensitif, segan, penuh khayal, tertutup, dan sulit didekati

e. Lamban : Terlalu banyak pertimbangan, monoton, dan sulit untuk mengambil keputusan.

f. Pendendam : Suka curiga, kurang peduli, dan selalu mengeluh.

6. Metode Pelayanan Yang Menawan

a. Berikanlah informasi yang akurat, sebab hal ini kan meningkatkan rasa kepercayaan dan kepuasan wisatawan atau pelanggan

b. Mengidentifikasi kebutuhan yang tersembunyi dan siap memberikan bantuan

c. Mengantisipasi, pengertian, dan ikut merasakan apa yang dibutuhkan pelanggan

d. Mempromosikan perusahaan agar terjalin hubungan bisnis yang baik pada waktu berikutnya

e. Selalu bersikap ramah, sopan santun, dan melayani lebih dari permintaan.

7. Berprinsip dalam merespons keinginan tamu

Berilah kolega atau pelanggan akses yang mudah untuk menyelesaikan msalah dengan cepat dan harus diyakinkan bahwa masalah yang dihadapi mudah serta cepat diselesaika. Hal ini akan memberi efek, baik pada kepuasan pelanggan / kolega.

Thanks for reading :)

💗Be Grateful

Tinggalkan pertanyaan di kolom komentar