STAGING

Staging itu sendiri adalah pementasan atau pemanggungan, kegiatan menganalisi kebutuhan perangkat pendukung sebuah kegiatan, melakukan negosiasi dengan kontraktor, menetapkan kontraktor dan memonitor kegiatan.

1. Tujuan dan Tema event 

a. Tujuan

Proses perencanaan event dimulai dengan menentukan tujuan yang dapat diterima dengan jelas oleh setiap anggota tim yang akan terlibat dalam pelaksanaan event. tujuan merupakan langkah awal dalam setiap perencanaan sebuah event. Tujuan diselenggarakan suatu event dapat berupa:

- Pembelajaran exp: IT Expo, Seminar

- Bertukar pikiran Exp: workshop

- Sosialiasi Exp: motivation training

- Peringatan Exp: Company Anniversary

- hiburan : Concert Music

- mempromosikan produk baru : Fashion show

- meningkatkan pendapatan :  Pameran property

b. Tema Event

selain tujuan event, penentuan tema suatu kegiatan juga sangat penting. penyelenggara harus bisa menselaraskan antara tujuan dan tema kegiatan. ada beberapa hal yang menjadi dasar sebuah tema dipilih, sehingga tema tidak sekedar sebatas slogan anpa makna, namun mampu memberikan cita rasa yang mendalam. beberpaa acuan yang bisa menjadi pertimbangan adalah situasional, hari kelahiran, apresiasi, sarasehan, pameran dagang, pameran lukisan, lomba atau kompetisi.

 2. Kebutuhan Perangkat Staging

a. Program Event

Program event sama juga dengan jadwal acara kegiatan atau rundown acara. Rundown merupakan susunan acara lengkap yang berisi tentang waktu, rangkaian acara, teknis pencahayaan, teknis suara dan penjelasan detil mengenai jalannya sebuah acara termasuk petugas petugasnya. Fungsi rundown acara adalah sebagai berikut.

1)      Acara lebih teratur

2)      Menagatur waktu

3)      Mengkoordinasikan EO dan Talent

4)      Membuat semua bagian menjadi terkoordinasi

Rundown yang kreatif adalah jadwal sebuah acara yang dibuat secara detail dan dihitung berdasarkan menit bahkan detik yang saat dibaca dapat memberi gambaran indah tentang jalannya sebuah acara dan bila dijalankan akan memermudah tim kerja.

b. Event Order

Pesanan acara adalah perjanjian komersial antara individu yang berniat untuk mengadakan acara dan perusahaan yang melayani acara. Ini adalah semacam perintah kerja, jika

pekerjaan itu katering maka perjanjian tersebut mendefinisikan rincian termasuk makanan dan minuman, lokasi dan pengaturan ruangan, semua peralatan yang diperlukan, dan persyaratan kepegawaian sehubungan dengan acara tersebut.

event order template

c. layout/floorplan

Gambaran teknis dan skalatis suatu rencana tata letak benda atau bangunan yang menjadi suatu kesatuan display yang dilihat dari tampak atas.

Contoh Layout event

d. Signage

Signage merupakan desain grafis sebagai simbol, emblem atau kata- kata yang digunakan terutama untuk mengidentifikasi atau sebagai sarana pemberian arahan atau peringatan. 

e. Dekorasi

Dekorasi ini bisa mencangkup keseluruhan interior ruangan yang akan menjadi tempat pelaksanaan event atau sebatas panggung dan are sekitarnya saja. Karena ini menyangkut pekerjaan artistik, sehingga perihal akibat banyaknya biaya yang muncul menjadi akan sangat relatif, sangat tergantung keputusan kita dalam memilih materi dasarnya.

1). Event Indoor

Event yang diselenggaran diluar ruangan. Biasanya dekorasi akan menyangkut keseluruhan interior area event yaitu sebagai berikut.

a)      Backdrop

b)      Design dan aksesoris panggung

c)       Pintu masuk

d)      Giant screen

e)      Penataan materi promosi (Benne/spanduk/neon box/ dan lain lain)

f)       Counter pembawa acara

g)      Lampu hias

h)      Hiasan meja (round table)

i)        Taman sekitar panggung

j)        Partisi pembatas

pameran

2). Event Outdoor

Event / kegiatan yang dilakukan diluar ruangan. Untuk event jenis ini dekorasi bisa lebih sederhana, tetapi tidak berarti biaya lebih rendah dari event indoor. Untuk outdoor, konsentrasi penggarapan hanya pada backdroop panggung dan sekitarnya. Barangkali ukuran backdrop panggung bisa jadi jauh lebih besar dan memerlukan bantuan sistem tata lampu yang berkekuatan watt cukup besar. dekorasi seputar area panggung cukup simpel dan minimalis, karena sudut utama yang menjadi perhatian penonton adalah panggung saja.

concert music

e. Lighting dan Dekorasi

Sound system adalah masalah vital dalam penyelenggaraan event kita, semua persiapan oke dan prima, tetapi pada saat hari pelaksanaan, sound system mengalami trouble, bisa membuat kerja kita menjadi anti klimaks dan meruntuhkan segala harapan kita terhadap event tersebut.

lighting

Biasanya perusahaan persewaan sound system, sekaligus  memiliki perlengkapan tata lampu, ini memudahkan kita dalam melakukan kerja sama. Tetapi kita mutlak harus hati- hati dalam merencanakan program penggunaan sound system, melalui tahapan tahapan sebagai berikut: 

1. Memilih perusahaan sound system dan tata lampu
2. Generator sumber daya listrik
3. Sound engeneer/Operator
4. Sound system dan tata lampu

3. Kebutuhan Staging

a. Attendees Kits/ Goody bag/Seminar kit

Seminar kit atau bisa disebut dengan paket seminar, memiliki pengertian yang sama hanya saja beda kata dalam kalimat tersebut. Seminar kit adalah suatu souvenir atau produk yang disatukan, digabungkan dalam sebuah paket (kit) yang diberikan kepada peserta, sponsor, penonton pada saat acara atau kegiatan seminar dan lomba dari para panitia kegiatan.

 b. Exhibitor and sponsor  stand

Kebutuhan staging yang lain yaitu stand yang dibutuhkan oleh exhibitor atau peserta pameran serta  para sponsor pendukung kegiatan. Sudah diketahui bersama bahwa kebutuhan stand untuk para peserta pameran serta para sponsor biasanya dalam bentuk stand standar, upgrade stand standar dan juga special design. Konfigurasinya stand biasanya dalam bentuk in line, corner, penisular dan island. Stand tersebut biasanya untuk kegiatan pameran yang dilaksanakan dalam ruangan, untuk yang diluar ruangan bisa dalam bentuk stan tenda.

c. furniture

Selain stand, furniture merupakan kebutuhan staging yang penting. Furniture  adalah istilah yang digunakan untuk perabot rumah tangga yang berfungsi sebagai tempat penyimpan barang, tempat duduk, tempat tidur, tempat mengerjakan sesuatu dalam bentuk meja atau    tempat menaruh barang dipermukaannya. Untuk kegiatan pameran biasanya penyelenggara akan menyediakan stand dengan fasilitas furniture berupa meja dan kursi. 

d. Registration Area

Kegiatan registrasi event yang paling efektif dilakukan dengan cara online dimana calon peserta mendaftarakan diri sebagai perseorangan atau mengatasnamakan perusahaan untuk megikuti suatu event melalui laman yang disediakan penyelenggara bisa melalui google form/bit.ly. walaupun peserta telah memasukkan data yang diperlukan melalui jaringan internet dalam laman penyelenggara, ketika hari pelaksanakan biasanya ada registrasi ulang. Apabila event yang dilakaukan merupakan skala yang besar dengan peserta yang mencapai ribuan atau puluhan ribu maka harus dirancang sistem yang baik di area registrasi pada sekitar venue kegiatan agar prosesnya berjalan dengan lancar.

Pembuatan stan atau meja untuk registrasi dengan sedikit berbeda dengan stan atau meja disekitar area registrasi juga akan memudahkan para peserta untuk menemukan tempat pendaftaran on site. Akan dibutuhkan staff registrasi yang cukup banyak apabila kegiatan registrasi ulang dilakukan secara manual dengan mengisi formulir yang diperlukan, agar tidak terjadi penumpukkan antrian di area registrasi. Selain itu proses registrasi ulang dapat dilakukan den g a n m en yedia ka n fa s i l i ta s teknologi self services registration. Penggunaan teknologi ini akan mengurangi kebutuhan staff registrasi, dimana para staff dalam bekerja tidak terlalu aktif hanya memantau dan mengawasi apabila peserta mendapat kesulitan dalam menggunakan teknologi tersebut atau membutuhkan informasi yang lainnya.

e. Seating and Tables

 layout menataan tempat duduk seperti yang telah saya jelaskan di materi Penataan Event check this out,

Materi lanjutan tentang Staging ini akan saya share segera, 

Thanks for reading

💗 Don't Give Up, Be Thanksful :)

Tinggalkan pertanyaan di kolom komentar