Penataan Event
Sebelum melakukan penataan event, alangkah benarnya jika seorang Event Organizer mengetahui acara apa yang akan diselenggarakan. Dan jika penyelanggaraan event tersebut EO hanya sebagai vendor acara yang membantu membuatkan konsep acara, maka harus menyesuaikan dengan apa yang diinginkan oleh customer atau klien kita sebagai EO.
Penataan Event
1. Menentukan Lokasi
Dimana tempat di selenggarakan acara misalnya : Hotel, Stadion, Lapangan, Pantai, Jalan, dan Tempat wisata. hal ini juga berpengaruh terhadap letak strategis, aksesibilitas, akomodasi, kemudahan transportasi dll.
2. Menentukan Jenis dan kapasitas ruang
Ukuran ruang, kapasitas, sound system, lighting, kualitas ruangan, kualitas dan kebersihan area umum, perlengkapan penunjang acara misalnya LCD, meja kursi, dll.
3. Tata Panggung
tata panggung juga termasuk jenis panggung yang digunakan. selain tata panggung juga tambahan tata dekorasi panggung yang dapat menunjang kesan dan memperjelas maksud dari acara yang diselenggarakan. beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain sebagai berikut:
- Tema yang diusung
- Latar panggung / backdrop
- dekorasi yang sesuai dengan acara
dalam pameran, tata panggung menjadi hal terpenting karena bisa menjadi faktor pendukung visualitasi bagi pengunjung
Macam - macam panggung
Secara fisik bentuk panggung terbagi menjadi tiga macam :
1. Panggung arena
 |
| tampilan panggung arena |
Panggung dengan konsep minimalis dan sederhana namun menawan ini mampu dilaksanakan baik di dalam ruangan maupun diluar ruangan. semua tempat duduk para tamu diatur rapi sehingga fokus panggung bisa berada di tengah. diantara tempat duduk di siku atau pojok ada tempat keluar masuk. tempat duduk penonton semakin kebelakang semakin tinggi sehingga tidak menganggu penglihatan penonton lain.
a. Panggung arena 3/4
 |
Panggung arena bentuk U |
dengan bentuk panggung arena 3/4 atau U penonton bisa menyaksikan dari 3 sisi atau arah penjuru panggung.
b. Panggung arena penuh
 |
Panggung arena bujur sangkar |
 |
| Panggung arena bentuk lingkaran |
dengan panggung arena bujur sangkar atau lingkaran penonton dapat menyaksikan dari berbagai arah.
2. Panggung Proscenium atau Panggung Pigura
 |
| Panggung Proscenium |
3. Panggung portable
 |
Panggung portable |
Panggung tanpa layar muka dan dapat dibuat di dalam maupun luar ruangan dengan mempergunakan panggung yang dipasang dengan kokoh diatas kuda-kuda. panggung portable adalah panggung yang dibuat secara tidak permanen atau bisa di bongkar pasang dengan mudah dan cepat.
4. Panggung terbuka
 |
| Panggung terbuka |
Layout / Tata Letak
Layout didalam bahasa Indonesia memiliki arti tata letak. Sedangkan menurut istilah, layout merupakan usaha untuk menyusun, menata, atau memadukan elemen-elemen atau unsur-unsur komunikasi grafis (teks, gambar, tabel, dll). Tujuan utama layout adlaah menampilkan elemen gambar dan teks agar menjadi komunikatif dalam sebuah cara yang dapat memudahkan pembaca maupun pononton menerima informasi yang disajikan.
1. Layout untuk Meeting/Conference
Layout untuk meeting room sudah ada standarnya atau sudah dikenal oleh khalayak umum. layout meeting room ini dibuat untuk efektivitas MICE yang dilaksanakan dengan memeprtimbangkan jumlah pengunjungdan tujuan dari MICE tersebut.
a. Teater Style
 |
| gambar teater style |
Kursi yang disusun ber-saf atau berjajar menghadap area panggung, meja utama, atau menghadap ke arah pembicara. kursi yang disusun tanpa menggunakan meja, hanya kursi saja. bentuk layout teater style ini sangat efesien namun tidak direkomendasikan untuk event yang membutuhkan tempat untuk makan ataupun untuk menulis/ mencatat.
b. U-Shape
 |
| U shape Conference room layout |
Meja konferensi yang disiapkan dan disusun dalam bentuk huruf U, kemudian kursi di susun dibagian luar meja mengelilinginya. biasanya sering digunakan untuk rapat dewan direksi,, rapat komite, atau diskusi sekelompok orang dimana terdapat pembicara, presentasi audio visual atau focal point yang lainnya. Pada bagian dalam U jika peserta duduk hanya dibagian luar, hindari U set-up untuk kelompok yang lebih besar dari 25 orang, karena akan membuat sisi U menjadi terlalu panjang dan mungkin mengurangi partisipasi dari semua peserta.
c. Classroom Style
 |
| Gambar Classroom style |
d. Boardroom Conference Layout
Boardroom style adalah salah satu cara menyusun meja rapat baik bentuk persegi panjang maupun bentuk oval dengan kursi diseluruh bagian luar termasuk bagian ujung. banyak venue meeting sudah mempersiapkan susunan meja boardroom style secara permanen dengan bentuk yang berbagai macam, baik oval, persegi panjang, maupun bujur sangkar. harus diingat semakin besar ukuran mejanya maka akan semakin sulit berinteraksi antara satu dengan yang lainya.
e. Hollow Design
Hollow design hampir mirip seberti boardroom style tetapi bedanya adalah bagian tengah dari layout meeting dibiarkan kosong. hollow design baik digunakan jika peserta meeting antara 12 - 30 orang dan tidak lebih dari 30 karena interaksi antara peserta meeting sangatlah penting terutama ketika tidak dipilihnya pemimpin rapat atau tidak adanya pembicara. Dibagian tengah yang kosong dapat dimanfaatkan untuk dekorasi atau penempatan audio system.
f. Banquet Round Design
 |
| gambar banquet round design |
Banquet round design adalah gabungan dari beberapa round table atau meja bundar yang biasanya terdiri dari 6 - 10 kursi disetiap mejanya. Design layout ini biasanya sering digunakan agar bisa menyajikan makanan. selain bentuk bulat biasanya bujur sangkar atau persegi delapan.
g. Reseption or Cocktail
Meja Reseption atau cocktail biasanya digunakan untuk acara weeding. penataan meja yang digunakan adalah perpaduan round table dan boardroom layout.
Thank you for reading:)
💗Tinggalkan pertanyaan di kolom komentar
Comments
Post a Comment