Spesifikasi Pameran

 

Sebelum seorang event organizer menggelar kegiatan pameran (Exhibition), banyak hal yang perlu dipersiapkan agar acara tersebut berjalan dengan lancar. Apalagi jika kegiatan diikuti oleh banyak peserta dengan target pengunjung yang datang bisa sampai puluhan ribu. Maka perlu di persiapkan secara matang tentang hal-hal yang dibutuhkan.

Dokumen Pameran :

Dokumen yang diperlukan dalam membuat pameran harus dibuat sedetail mungkin agar performa kegiatan yang direncanakan mudah terbaca oleh pihak-pihak yang berkepentingan seperti rencana tata letak stand/booth, calon peserta kegiatan exhibitor, calon sponsor dan juga instansi kepolisian , kepariwisataan, dan lembaga pemerintahan lainya. 

1. proposal kegiatan

Dalam proposal biasanya memuat tentang latar belakang kegiatan, tujuan kegiatan, sasaran kegiatan, tema dan judul, waktu pelaksanaan, venue pelaksanaan, budgeting dan lainya.

2. Proposal Sponsorship

Pencarian dana untuk meningkatkan dan mendapatkan profit dengan perusahaan yang berorientasi atau berhubungan dengan tema kegiatan. 

                Didalam proposal sponsorship harus terdapat :

•       gambaran umum (tentang organisasi  dan manfaat menjadi sponsor),

•       rancangan event atau properti (berisi tanggal, jam, lokasi, jumlah pengunjung, harga tiket, dsb). 

•       Rencana pemasaran (berisi rencana pemasaran menggunakan media apa saja dan seperti apa).

•       Riset pasar (mencari profil sponsor seperti apa).

•       Pangkat manfaat (yaitu menampilkan seluruh manfaat jika menjadi sponsor).

•       Investasi ( merincikan semua bentuk investasi bisa berupa uang tunai, jasa atau barang, dukungan promosi).

•       Pendorong (agar sponsor yakin atas apa yang telah ditawarkan maka perlu mencantumkan bukti manfaat yang telah diperoleh oleh sponsor pada acara yang pernah diselenggarakan sebelumnya).  

3. Floorplan 

            (merupakan visualisasi tata letak stand secara keseluruhan ).

      Pameran dagang atau trade fair, dengan fasilitas: information center, organisazion center, freigh forwarder office, ruang kontak bisnis, restaurant atau launch, informasi dan hotel reservation, information and air recomendation, information inbouund tour, busines center.

Floor plan yang baik adalah:

   - Dapat menampilkan sebuah event yang padat berisi aktivitas fungsional

   - Pengaturan sirkulasi  yang baik di setiap sudut pameran

   - Penggunaan pamerna secara efektif dan efesien

4. Pameran Umum atau Public Fair

Fasilitas yang umunya digunakan : information center, organisazion center, freight forwarder office, credit card center, tampat main atau penitipan anak, ruang kesehatan, raging atau information service, restaurant atau fastfood, meeting point area, ruang ibadah, area demo produk atau hiburan. 

Dukungan dari Instansi terkait ialah Event organizer harus sudah mengantongi beberapa surat ijin sebagai bentuk dari lembaga kepolisian berhubungan dengan keamanan karena kegiatan ini mengundang perhatian dari masyarakat luas.

5. Akses Publik dan Keamanaan

Selain mudah menjangkau venue kegiatan, didalam area pameran harus ada pintu masuk lalu rute didalam dan pintu keluar sehingga tidak terjadi penumpukan pengunjung yang berdampak pada tutupnya rute di tempat  tersebut. 

•       Petugas keamanan dibekali dengan securityu detector untuk mendeteksi barang bawaan pengunjung dan juga HT (Handy Talky).

Thanks for reading 

stay safe stay healthy :)

Tinggalkan pertanyaan di kolom komentar