Spesifikasi Pameran

Proposal Kegiatan, pihak-pihak yang terkait akan mengetahui gambaran ide dan budgeting tentang event yang akan dilaksanakan. Proposal juga menjadi alat bagi EO untuk mengajukan penawaran kerjasama kepada pihak antara lain sponsor dan para exhibitor.  Bid atau penawaran adalah proposal yang dikirimkan sebagai penawaran untuk menyelenggarakan sebuah kegiatan kongres/konvensi/konferensi/event di sebuah kota atau negara.  

A. Permintaan dan Kebutuhan Pelanggan

1. Sumber Ide Kegiatan

Dalam kegiatan suatu event, sumber ide kegiatan bagi EO bisa berasal dari internal dan eksternal. Ide Internal merupakan gagasan untuk membuat suatu event yang berasal dari EO itu sendiri dan untuk eksternal berati dari luar organizer. Lebih lanjut ide tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Bersumber dari Klien

Artinya klien yang menentukan sendiri event objective nya. Jika demikian klien akan menetapkan pula tema event lebih lanjut, misalnya yang menjadi klien adalah suatu asosiasi atau organisasi, termasuk company (corporate) biasanya mereka terlebih dahulu telah mendefinisikan obejk event.

b. Bersumber dari EO

Dalam hal ini jika mereka sendiri yang menetapkan event objective. Jadi dalam penyelenggaraan seminar atau workshop mereka berusaha untuk mendifinisikan objek event dan tema yang dapat dijual. Merupakan hal yang biasa terjadi bahwa tujuan atau sasaran akhir dari seminar lebih awal diinformasikan kepada khalayak sasaran. 

Ide-ide kegiatan yang berasal dari client lebih  mudah bagi EO karena mereka tinggal menterjemahkan keinginan konsumen kedalam kegiatan yang sesuai dengan idenya. EO tinggal melakukan komunikasi yang intensif dengan klien, tentang progres persiapan kegiatan, ketika pelaksanaan sampai pembuatan laporan. Semua dilaksanakan tidak jauh dari apa yang menjadi keinginan klien, tinggal EO meningkatkan kualitas pelayanan yang melebihi ekspektasi klien.

2. Permintaan Pelanggan

Beda dengan kegiatan tersebut merupakan ide dari EO, samsa seperti suatau perusahaan membuat suatu produk, maka produk tersebut harus memenuhi kebutuhan  dan keinginan konsumen bila apa yang diproduksi dicari dan digunakan oleh konsumen secara luas. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan berkaitan dengan isi dari permintaan pelanggan dalam menciptakan suatu event, anata lain sebagai berikut:

a. Tema Event

Pembuatan tema yang menarik dalam suatu event dapat menarik masyarakat luas untuk mengikuti kegiatan tersebut tersebut baik sebagai delegasi, observer, exhibitor, atau bahkan hanya sebgai visitor.

b. Jenis Program ( Bussiness/Scientific Program)

Program-program yang ditawarkan dalam suatu event juga dapat menarik masyarakat luas untuk mengunjungi kegiatan tersebut. Dalam kegiatan pameran adanya program talk show dari para ahli berkaitan dengan tema pameran dapat menjadi hal yang menarik bagi para pengunjung, kegiatan seminar dengan banyaknya permasalahan yang dibahas juga menarik masyarakat untuk ikut kegiatan meeting tersebut.

c. Cost

Biaya yang realistis dan dapat diterima oleh khalayak umum bisa menjadi hal yang menarik bagi calon peserta kegiatan.

d. Travel Arrangement

Pengaturan perjalanan calon peserta untuk memudahkan  peserta dalam melakukan perjalanan khususnya para delegasi yang rumahnya berbeda daerah atau negara.

e. Akomodasi

Ketersediaan akomodasi yang letaknya relatif tidak jauh dari venue kegiatan dengan harga dan fasilitas yang menarik tentu menjadi penawaran yang bagus bagi masyarakat yang tertarik dengan event yang kita selenggarakan.

f. Staging

Kerjasama dengan kontraktor profesional terpilih dengan menyediakan peralatan, perlengkapan serta sumber daya yang berkualitas menjadi sebuah event akan berjalan dengan baik dan mendapat apresiasi yang baik dari peserta maupun pengunjung kegiatan.

g. Venue

Pemilihan venue yang tepat oleh EO juga menjadi daya tarik para peserta, penggunaaan venue yang megah dengan fasilitas dan reputasi sebagai tempat kegiatan event nasional maupun internasional membuat event yang diselenggarakan mempunyai presstise tersendiri bagi peserta