Staging ( Mendapatkan Kontraktor yang Sesuai Kegiatan)
Mendapatkan Kontraktor yang Sesuai Kegiatan
Setelah event organizer atau penyelenggra pementasan mengidentifikasikan kebutuhan kebutuhan peralatan staging, maka akan diketahui perlengkapan yang dibutuhkan. Sebagai event organizer, kita tidak mungkin memiliki semua jenis peralatan untuk memenuhi keperluan sebuah gelaran event. Kita dituntut untuk memiliki hubungan baik dengan kontraktor dalam mengerjakan sebuah gelaran event, karena kita leluasa memilih demi mewujudkan penawaran harga yang kompetitif. Kita sebaiknya menyusun daftar nama perusahaan, kontak pribadi, alamat, telpon, secara lengkap dan menyimpannya dalam sebuah sistem data base kita. Daftar tersebut merupakan aset informasi yang sangat penting bagi kita. Berbagi jenis mitra kerja tersebut, antara lain sebagai berikut.
a. Tempat acara
Pihak pihak yang menyediakan tempat persewaanacara yaitu; hotel , audotorium, gedung pertemuan dan lain lain
b. Penginapan
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas akomodasi, yaitu hotel, wisma, cottage, bungalow, home stay dan lain-lain.
c. Sound system
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas persewaan sound system dan tata lampu
d. Pembangkit daya listrik
Pihak-pihak yang menyediakan fasilitas persewaan disel/pembangkit daya listril/genset
e. Panggung
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas persewaan panggung konstruksi kayu, scafolding maupun konstruksi rigging.
f. Perlengkapan
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas persewaan meja, kursi, tenda, partisi, karpet, taplak meja, asbak, vas bunga, level, tangga, besi pembatas, tiket box dan lain lain.
- Dekorasi
Pihak-pihak yang menyediakan fasilitas persewaan dekorasi panggung,
interior, backdrop, pertamanan, peralatan aksesoris panggung dan
lain-lain.
- Kembang Api
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas permainan atraksi kembang api.
- Biro jasa promsi outdoor
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas pembuatan sablon spnduk, umbul-
umbul, rontek (vertikal banner), baliho, billboard dan lainnya.
- Biro kreatif design
Pihak pihak yang menyediakan fsilitas jasa pembuatan desain grafis, layout,
skema/bagan dan lain-lain
- Cetak print digital
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas cek print digital khsusnya untuk
berbagai keperluan print banner.
- Percetakan
Pihak pihak yang mneyediakan fasilitas percetakan.
- Dokumentasi foto
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas pemotretan
- Dokumentasi video
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas video shooting, biasanya termasuk juga menyediakan fasilitas multimedia
i. Dekorasi
Pihak-pihak yang menyediakan fasilitas persewaan dekorasi panggung,
interior, backdrop, pertamanan, peralatan aksesoris panggung dan
lain-lain.
j. Kembang Api
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas permainan atraksi kembang api.
k. Biro jasa promsi outdoor
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas pembuatan sablon spnduk, umbul-
umbul, rontek (vertikal banner), baliho, billboard dan lainnya.
l. Biro kreatif design
Pihak pihak yang menyediakan fsilitas jasa pembuatan desain grafis, layout,
skema/bagan dan lain-lain
m. Cetak print digital
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas cek print digital khsusnya untuk berbagai keperluan print banner.
n.Percetakan
Pihak pihak yang mneyediakan fasilitas percetakan.
o. Dokumentasi foto
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas pemotretan
p. Dokumentasi video
Pihak pihak yang menyediakan fasilitas video shooting, biasanya termasuk
juga menyediakan fasilitas multimedia
Dan masih banyak lagi..
Data para pihak mitra kerja tersebut sangatlah penting, karena didalam sebuah event, kita harus selalu mengupayakan plan A, plan B, plan C dan plan D khususnya dalamh hal anggaran pembiayaan, maka data mitra semacam itu sangat berguna untuk memilih alternatif harga sesuai d e n g a n budget a n g g a ra n k i t a . Disamping itu, sering kali terjadi hal hal yang bersifat mendadak dan darurat sehingga dengan hubungan yang baik kita dapat mengatasi segala problematika lapangan dengan cepat dan efisien.
Negosiasi Dengan Kontraktor
Negosiasi dengan
Vendor adalah sebuah aktivitas tawar menawar yang dilakukan antara pengguna (orgainzer)
dengan penyedia jasa (Vendor /supplier). Negosiasi d i l a k u k a n o l
e h o r g a n i z e r u n t u k medapatkan jasa dari kontraktor dengan harga
yang realtif murah tetapi dengan pelayanan yang prima atau jenis peralatan yang
disewakan dalam kondisi yang sangat baik untuk digunakan semestinya dalam suatu
acara yang diselenggrakan.
1. Penawaran
yang lengkap dari kontraktor
Agar event
organizer dapat memilih jasa dari para kontraktor, biasanya mereka
mengirimkan penawaran yang menarik agar dipilih menjadi salah satu pemasok
dalam suatu kegiatan. Penawaran diberikan kepada EO karena bisa saja kontraktor
dalam bidang tertentu lebih dari satu perusahaan yang tertarik untuk menjadi
salah satu bagian yang ikut dalam event tersebut. Berikut contoh penawaran
penyewaan stand dan perlengkapan tambahan dari satu kata exhibition
and contractor.
Dengan
banyaknya vendor yang tertarik menjadi pemasok maka menjadi suatu keuntungan
bagi EO, karena dapat memilih salah satu penawar jasa yang terbaik dengan harga
yang paling realistis dan menarik sesuai dengan budget yang dipersiapkan.
Setelah ada
penawaran yang masuk dari kontraktor penyedia jasa yang dibutuhkan dalam
pementasan baik yang diminta untuk mengajukan penawran oleh EO atau
penyelenggara atau memang inisiatif dari kontraktor itu sendiri, maka EO dapat
menganalisa penawaran tersebut. Dalam tahap ini analisa dapat dilakukan dengan
cara berdiskusi dengan staff perusahaan untuk mendapatkan kontraktor yang
sesuai dengan kebutuhan. Bila perlu bisa mengambil informasi dengan bertemu
dengan para kontraktor secara langsung. Negosiasi terkait dengan penawaran
terkait dengan pelaksanaan staging, dari segi penawaran harga apakan bisa
diturunkan untuk mendapat harga sewa yang lebih murah. Mempelajari company
profile perusahaan kontraktor dan juga mengetahui siapa saja para pengguna
jasa sebelumnya dapat memberi gambaran kualitas kontraktor, sehingga akan
mendapatkan informasi yang komprehensif untuk mengambil keputusan siapa kontraktor yang akan dipilih.
Menetapkan Kontraktor
1. Daftar kontraktor yang dapat dipilih
Dari banyaknya
peralatan, perlengkapan dan sumber da ya ma nusia yang dibutuhkan oleh event
organizer dalam melaksanakan suatu event, dimana tidak semua
kebutuhan tersebut dapat dipenuhi oleh penyeenggara. Untuk memenuhinya
dibutuhkan vendor/supplier / kontraktor untuk menyediakan keperluan dari
EO sesuai dengan analisa staging yang dilaksanakan. Memang lebih baik apabila
suatu EO melakukan kerjasama dengan banyak kontraktor dengan spesialisasi
bidang yang sama atau berbeda beda. Semakin banyak vendor yang dikenal maka
semakin banyak pilihan bagi EO dalam memilih salah satu dari mereka untuk
dilibatkan dalam menyediakan peralatan, perlengkapan bahkan sumber daya manusia
yang dibutuhkan.
2. Kontraktor
yang sesuai dengan kebutuhan
Dari banyaknya
kontraktor yang berada dalam data base event organizer tidak semua mitra
tersebut dilibatkan dan diminta untuk menawarkan jasanya. Tetapi hanya yang
sesuai dengan kebutuhan saja yang di ajak kerja sama. Tidak semua kontraktor di
data base tersebut yang tidak diikutkan dalam suatu kegiatan, dianggap tidak
berguna, kegiatan kegiatan yang akan datang oleh EO kemungkinan kontraktor
tersebut akan dibutuhkan untuk menyediakan keperluan dari suatu event. Misalnya,
kegiatan pentas musik hari ini tidak melibatkan penyewaan busana, karena bisa
saja artist yang kita undang sudah membawa wardrobe (pakaian/busana)
Memonitor Kegiatan Kontraktor
1. Legalitas Event
Legalitas event dapat ditentukan dengan kejelasan penyelenggaraan event. Legalitas event dapat dilihat dari hal - hal berikut:
a. Kejelasan Organisasi event
Organisasi event terdiri dari pengola, komite penyelenggara event, pemilik event, apabila event yang diselenggarakan merupakan suatu permintaan dari perusahaan, maka kejelasan perusahaan yang meminta harus jelas kedudukannya dalam organisasi.
b. Status Keanggotaan dalam Organisasi
Setiap personil yang terlibat dalam organisasi harus jelas posisi dan jabatan yang dipegangnya, misalny koordinator acara, jika event mempekerjakan sukarelawan, harus juga dijelaskan dimana sukarelawan berada dalam organisasi serta apa kepentingan sukarelawan berada dalam organisasi.
c. Kontrak dan Kerjasama event
Banyak event diselenggarakan mendapat dukungan dari pihak luar organisasi event. dengan hubungan yang dimilikinya, maka pihak di luar organisasi juga harus memiliki kesepakatan terhadap penggelolaan event. Kesepakatan tersebut berupa tanggungjawab masing-masing pihak yang dituangkan dalam kontrak atau perjanjian. Kontrak antar keduannya harus dibuat dan ditanda tangani untuk keberlangsungan event yang legal.
d. Perizinan
supaya penyelenggaraan event legal, maka harus mendapat izin dari pihak berwenang didaerahnya. Perbedaan tempat penyelenggaraan event memungkinkan terjadi perbedaan bagaimana event mendapatkan izin penyelenggaraan. Semakin luas cakupan event, izin yang diperlukan semakin besar cakupan areanya. Misalnya untuk penyelenggaraan event dikota Bandung, sedikitnya harus memiliki 11 jenis rekomendasi pengajuan izin penyelenggaraan event tersebut. diantaranya terdiri dari kontrak kerja kerja antara EO dengan sponsor, rekomendasi dari dinas terkait surat berita membayar pajak, surat kesediaan petugas kesehatan, surat dinas pemadam kebakaran, denah lokasi. termasuk didalamnya surat izin mempekerjakan orang asing apabila terdapat tenaga kerja asing dalam event tersebut.
2. Kontak Event
Jenis kontrak untuk setiap event tentunya dapat disesuaikan dengan jenis event, sehingga tidak ada satu jenis kontrak yang khusus dan harus digunakan, tetapi beberapa hal yang biasanya muncul dalam kontrak adalah sebagai berikut:
a. Nama kedua belah pihak
Nama lengkap orang yang bertanggungjawab dan nama perusahaan yang mengikat kontrak, termasuk alamat jelas perusahaan.
b. Produk atau jenis layanan yang akan diberikan secara detail
Produk perusahaan atau jenis pelayanan yang akan diberikan dan didapat oelh kedua belah pihak harus dicantumkan secara detail, misalnya peralatan, penggunaaan fasilitas bangunan, penasihat, ahli keuangan, artis penghibur.
c. Keuntungan yang didapatkan oleh kedua belah pihak
Dengan adanya kontrak tentunya setiap pihak yang bekerjasama harus mendapatkan keuntungan yang diharapkan. Supaya kontak menguntungkan kedua belah pihak, sebaiknya setiap kontrak memuat seluruh elemen yang dubutuhkan, seperti kondisi keuangan, termasuk di dalamnya jadwal pembayaran, kasus pembatalan, waktu pengirim, hal dan kewajiban kedua belah pihak, dan penjelasan secara rinci pertukaran antara kedua belah pihak (barang/jasa)
d. Tanda tangan kedua belah pihak
Setiap kontrak akan sah apabila ditandatangani oleh kedua belah pihak yang sepakat menjalin kerjasama tersebut. penandatanganan dilakukan setelah kedua belah pihak setuju dan mengerti setiap kondisi perjanjian tersebut.
e. Saksi
Beberpaa kontrak ditandatangani oleh saksi. Untuk memperkuat perjanjian kerjasama. Apabila ada saksi, biasanya saksi juga ikut menandatangani perjanjian tersebut.
Thanks for reading :)
💗 The last material about Stanging
Stay healthy and happy 😄
Tinggalkan pertanyaan di kolom komentar
Comments
Post a Comment