Penataan Tempat pendaftaran MICE

Sebelum suatu event MICE terselenggara tentu proses pendaftaran adalah salah satu tahapan yang penting. Agar proses pendaftaran bisa berjalan dengan efesien dan efektif diperlukan ketrampilan dalam menata tempat pendaftaran. hal ini yang akan kita pelajari

Dalam melayani pendaftaran peserta mice, ada dua metode yang bisa dilakukan yaitu manual (secara langsung) dan online. berikut penjelasnya:

• Pendaftaran secara Manual 

Pendaftaran secara manual berati harus menyiapkan tempat pendaftaran (stan) atau lokasi pendaftaran dengan dilengkapi fasilitas yang menunjang dalam melayani pendaftaran peserta mice. bisa berupa manual book dan atk.

Identifikasi Penataan Tempat pendaftaran  

Dalam perencanaan dan pengelolaan suatu pameran dan konferensi, kita perlu memahami:

1. Penataan lokasi dan perancangan stan

• Stan menampilkan kesan corporate: atraktif (menarik) menyenangkan dan indah/positif
• Perancangan unik dan memberikan saran/nasihat kepada konsumen mengenai stan yang dikehendaki

2. Pembangunan kerangka stan pendaftaran

• Ukuran stan
• Lokasi stan
• Rancang ketinggian stan dan pergerakan
• Dekorasi dan grafis
• Sirkulasi udara
• Jumlah staf
• Pengaturan tempat makan

Ketika membuat rencana penyelenggaan kegiatan konvensi, terlebih dahulu kita harus mengetahui secara pasti dan jenis dari kegiatan konvensi dan apa yang dilaksanakan. Karena jenis kegiatan konvensi amat beragam, kita perlu mengetahui apa saja yang harus kita siapkan dalam penyelenggaan nantinya. contoh jenis konvensi sebagai berikut:

1. Acara pertemuan persahaan  (holding company)

    Acara pertemuan perusahaan (holding company) dapat berupa:

    - Pertemuan penjualan

    - Pertemuan managemen atau pemegang saham

    - Presentasi produk baru

    - lain-lain

2. Asosiasi / organisasi meeting

    Asosiasi organisasi meeting dapat berupa:

    - Konferensi tahunan / periode

    - Pertemuan para ahli dan profesional

    - Sidang umum

    - Pertemuan para eksekutif

3. Dari sisi geografis

    Jenis pertemuan yang dibagi dalam beberapa wilayah, antara lain:

    - pertemuan lokal

    - Pertemuan regional

    - Pertemuan internasional

4. Identifikasi jenis pertemuan

    - Identifikasi data keperluan event

    - Identifikasi besar/ukuran, lama penyelenggaraannya, dan peserta event

    - tentukan perlengkapan event

5. Identifikasi objek event

Tujuan akhir atau sasaran dari suatu kegiatan pertemuan amat tergantung pada jenis pertemuan itu sendiri. perencanaan konferensi sebaiknya memahami latar belakang, seluk beluk dari suatu event yang akan ditandatangani. ia dipersyaratkan pula mampu mengetahui sasaran apa yang diharapkan oleh pertemuan tersebut pada akhir penyelenggaraannya. kemampuan mengetahui objek event akan sangat membantu dalam merancang proses penyelenggaraan event itu sendiri. sehingga lebih memudahkan dalam persiapan segala keperluan untuk mendukung terwujudnya tujuan penyelenggaraan event tersebut.

    Ada dua kemungkinan sebagai sumber event, yakni:

    - Bersumber dari klien, artinya klien yang menentukan sendiri event objektive. jika demikian klien yang akan menetapkan pula tema event,  misalnya yang menjadi klien adalah suatu asosiasi atau  organisasi, termasuk company, biasanya mereka terlebih dahulu telah mendefinisikan objek event.

    - Bersumber dari organizer, planner, atau creator. dalam hal ini, jika mereka sendiri yang menetapkan event objektif. misalnya organizer, palnner, sekaligus juga sebagai creator, seperti dalam penyelanggara seminar atau workshop, maka mereka berusaha mendefinisikan objek event dan tema yang dapat dijual. merupakan hal yang biasanya terjadi bahwa tujuan atau sasaran akhir dari suatu seminar lebih awal diinformasikan kepada khalayak sasaran. berdasarkan obejk event dan tema selanjutnya mereka menentukan program, pembicara, peserta, dan lain-lain.

Contoh tampat pendaftaran

Pertimbangan Tempat Pendaftaran

1. Penetapan lokasi dan ruang pendaftaran Konvensi

    Dalam penentuan terjadi dia kemungkinan seperti berikut:

    - Pihak klien yang menetapkan dan megkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya.

    - Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan misalnya penyelanggaraan suatu                  seminar atau workshop atau konferensi
Pertimbangan tempat penyelenggaraan secara geografis, misal aksesibilitasnya. jadi lebih menentapkan siapakah yang akan menjadi sasaran event tersebut. pertimbangkan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar, misal di perbatasan Kota, hotel, pantai, resort, dll.

2. Perlengakapan fasilitas pendaftaran

    Perlengkapan  fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku umum. oleh karenanya perlu pengetahuan dan pengalaman mengenai apa-apa saja perlengakapan yang biasanya dibutuhkan. selanjutnya, daftar standar fasilitas ruang pertemuan meliputi hal berikut:

- ukuran ruang serbaguna, dapat menampung semua peserta dan dilengkapi fasilitas

- Ruang khusus untuk kesekretariatan

- Lokasi ruang yang berdekatan

- Lighting

- dekorasi

- Kemampuan audio visual

- fasilitas toilet

3. Penyelesaian ruang pendaftaran

    hal yang perlu mendapatkan pertimbangan dalam melakukan site selection/site inspection, antara lain sebagai berikut:

    - Bentik penampilan dan kebersihan fasilitas

      Dalam hal ini, kita perlu tahu bagaimana bentuk tampilan dan kesan fasilitas yang kita tampilkan          secara menyeluruh.

    - Mudah dicapai

       lokasi yang mdah dicapai, aksesibilitas peserta dalam acara pertemuan juga harus diperhatikan,               baik lalu lintas, kondisi jalan, dan transportasi umum

    -  Faktor spesifik

       Jumlah tempat pendaftaran, efektifitas prosedur pembayaran, stan stanby yang menangani                      pendaftaran, fasilitas/teknologi terbaru

    

Contoh formulir pendaftaran tournament mobile legend

• Pendaftaran secara online

Pendaftaran secara online sangat mudah dan praktis dimana para pendaftar tidak perlu ketempat pendafataran karena dapat dilakukan dimana saja. pendaftaran online bisa menggunakan gawai atau komputer yang terhubung oleh internet. pendaftaran online bisa memakai google form atau yang lainya.

berikut cara membuat pendaftaran melalui media google form, silahkan klik link berikut

https://www.youtube.com/watch?v=ShKUuWe3Ips

Thanks for reading :)

Tinggalkan pertanyaan di kolom komentar